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第7回目

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

 

第7回目:管理項目を増やす。
本格的な手形管理に強化するために管理項目を増やします。
管理項目を増やす。
いきなりですが結果から見て下さい。

 画面では良くは見えないでしょう。次のエクセルファイルをダウンロード
して下さい。
    改良「手形管理」(teg_kan3.xls 36KB)1999/1/18版
【注意】毎度のように作成途中では内容を少し書き換えていますが、
    エクセルファイルも差し替えています。(18日)注意して下さい。

 おそらくはそれでも見えにくいでしょうから、ツールバー「ズーム」を75%
位にして下さい。

 変更点は、「手形明細」の項目を増やしたことと、各シート名をその補助ファイル名
と一致させ各独立させ(「相手」と「銀行」)またシートを増やした。

 従来の項目は濃い青で、追加項目は黒で示しています。
大ざっぱに内容を記します。

 1.・受付№:シリアル番号。
 2.・伝票番号:伝票番号。
 3.・種類:支払手形か受取手形かの区別。支払手形"P"、受取手形"R"。
 4.・日付:支払日=振出日。西暦で入力。2000年問題も有りますから。
      必ず、年を4桁で入力。
      (書式:平成10年12月1日は1998/12/1)
 5.・番号:手形の番号を入力。(半角)
 6.・コード:相手のコード
 7.・相手:支払先の名称を全角で入力。
 8.・コード:振出人のコード
 9.・振出人:振出人の名称。
10.・コード:引受人のコード。
11.・引受人:引受人の名称。
12.・コード:支払い場所のコード
13.・支払い場所:支払い場所(銀行)の名称。
14.・期日:手形期日。西暦で入力。
15.・金額:手形の額面を入力。
16.・コード:銀行のコード
17.・銀行:支払銀行を入力。
18.・コード:状態・顛末のコード
19.・状態・顛末:状態・顛末の名称。
20.・コード:用途・理由のコード。
21.・用途・理由:用途・理由の名称。
22.・コード:譲渡先のコード。
23.・譲渡先:譲渡先の名称。
24.・処理日:手形の状態を変更して日付。
25.・差入日:処理銀行に手形を基込んだ日付。
26.・履歴№:手形の履歴。(発生起源を管理)
27.・摘要:メモを記入して下さい。

 コードは別として、8項目がいきなり17項目に成ってしまった。
実際には長年の経験と実践によって増えていった項目です。
よって中には意味合いとして重複するものも有ります。
 それでは、各項目の意味や使用方法を説明してたいと思います。

 
 まず、8~13と22~25は受取手形の時に使用する項目です。
(コードは除きます) 
 1.受付№  : コンピュータ管理(特にデータベース)では、データを特定する数値とし
         て使います。
          手形番号が固有(これも諸説ある)の様に考えられますが、(FAXなどで
         字が不鮮明で)打ち間違えが有ったりして、実際には番号が重なる事が起きる。
         また、後で説明する履歴№と関連して必要になります。

 2.伝票番号 : 事務上発生する(起票される)伝票の番号。事務管理上重要になります。

 3.種別   : 手形の種類。ここでは支払手形と受取手形の区別をします。
         後で説明する会計の自動仕訳(科目の発生)にも絡みます。

 4.日付   : 先の伝票の日付、支払日や受取日が良いでしょう。(もしくは発行日) 

 5.番号   : 手形の番号です。ごくまれにアルファベットの小文字が使われることが有る
         ようですが、入力のばらつき(勝手に小文字を使用する)を防ぐために、入力
         規制として、半角のアルファベット大文字と数字と決めて方が良いと思います。

 7.相手   : 支払手形の時は支払先。受取手形の時は受取先。

 9.振出人  : 受取手形の時、実際に手形を振り出した会社。(回し手形の時)
         よって、自社の取引先でない業者の管理が発生する。

11.引受人  : 為替手形の時の引受人、及び通常の約束手形の連帯保証人。

13.支払い場所: 受取手形の時の発行銀行。(全銀連コード等がよい)
         支払手形の時は17の銀行を使用しこの項目は使用しない。

14.期日   : 手形の期日(満期日)。

15.金額   : 手形の額面。

17.銀行   : 支払手形の時は支払銀行。受取手形の時は割引・取立の為に持ち込んだ銀行。

19.状態・顛末: 以下のような状態及び顛末がある。この管理が重要となる。
         また、状態の変更に伴う会計上の仕訳作業も出来るようにする。
          支払手形 支払;通常の支払いで相手に渡ったもの。
               保留;発行はしたが相手に渡してないもの。
               決済;期日決済され銀行から引き落とされ終了してもの。
               返却;返却されたもの。
          受取手形 手許;通常受け取って手許にあるもの。
               差入;銀行に差し入れたが、割引か取立か決めていない状態。
               割引;割引したもの。
               取立;取り立てしたもの。
               裏書;裏書き譲渡し支払いに充てたもの。
               決済;期日決済されたもの。
               返却;銀行から依頼返却したもの。
               不渡;発行先が倒産等で手形が不渡りと成ったもの。
21.用途・理由: 支払い手形の使い道や受け取った手形の理由を示す。
         発生時の仕訳の相手科目になる。
          支払手形 買掛金
               未払金
               保証金
          受取手形 売掛金
               預かり保証金

23.譲渡先  : 受取手形を支払いに充てたときの譲渡先。

24.処理日付 : 伝票(会計上)の処理日。

25.差入日  : 銀行に差し入れた日付。

26.履歴№  : 貸付金に対する預かり保証金として受取手形を受け取っている時などは
         同じ様な金額が何度も繰り返し発行され差し替えられることがある。
         その時起源の「受付№」をここに複写する事にとって、グループとして
         識別出来るようにする。

27.摘要   : 適度に説明を細くする。 

 これらの項目を間違えなく使いこなすには、手形管理の経験が無ければ難しいと思います。
しかし、手形管理で苦労している方は今まで市販されている手形管理のアプリとはひと味違った
手応えを感じてくれた幸いです。
 また、実際には自動仕訳は各社の科目の体系や運用方法により簡単には出来ないでしょう。
じっくりと業務分析をして、実務と照らし合わせながら試運転をしていかなければ成らないで
しょう。

 今回はこれまでとして、次回はこのエクセルの表をアクセスに移行してみたいと思います。
また、エクセルで受取手形のテストデータで管理表を作成したいと思います。
 誠に勝手ながら、しばらくお休みをいただいて2月より再会いたします。


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