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第6回目

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

 

第6回目:アクセスに移行。 
 いよいよ、エクセルのデータをアクセスに移行させますが、
その前にデータの修正(入力をサボっていた分の)を行います。
金額データの整理
 第3回目で3ヶ月分のデータを作成して時に、エクセルのコピィー機能を
活用して日付や番号の連続を自動で行った為に、金額がおかしくなっている
(小数点以下の端数が発生している)のを単位1,000円で切り捨てします。
I8の"2301466.66666"にポイントを合わせ、数式バーの数値の"466.66666"を
"000"で置き換えます。

同様にI9からI19までを変更します。

これで準備はOKです。
14.エクセルのデータをアクセスにコピィー
「手形管理システム」の器を作成
 まずアクセスを起動して下さい。
 「空のデータベース」を選んで「OK」を押して下さい。


ファイル名に"teg_kan1"と名前を付けて「作成」を押して下さい。

 次のように"teg_kan1"「手形管理システム」データベースの器が出来上が
りました。

 見(聞き)慣れない名称が並んでいますが気にしないで下さい。
「テーブル」が表のこと「フォーム」が入力フォームのことで、それだけを
思い出して下さい。

データのコピィー
 実際、驚くほど簡単にデータはその構造までを含め移行(コピィー)出来ます。 
次のようにエクセルとアクセスを同時に開いて下さい。


"手形明細"表全体を選択し、右クリックで「コピィー」をして下さい。


 タスクバーからアクセスを選びテーブルの空白部分で右クリックし
「貼り付け」をして下さい。


 「データの最初の行には、列ヘッダーが含まれていますか?」と
問い合わせが有りますから、「はい」を押して下さい。


 「'Sheet1'をインポートしました。」と表示されます。「OK」を
押して下さい。

 これで"手形明細"表がアクセスにデータとその構造(データ型)も含め
作成されました。

 アクセスの画面を最大化して、「開く」ボタンを押して下さい。 

 エクセルと同様の表が出来上がっているのが確認できます。
列幅を見やすい状態に変えて下さい。

 エクセルに戻りSheet3を開いて下さい。(相手や銀行の表のあるSheet)
"相手"の表を選択し右クリックでコピィーして下さい。


 後は"手形明細"の時と同じようにアクセスの「テーブル」に貼り付けます。
 同様に"銀行"もアクセスに貼り付けます。

 各のテーブル(Sheetxx)を「開く」ボタンで表示し位置や窓の大きさを調整すれば
下記の様な表示になります。

 この画面を見ていただいて分かる様にアクセスではテーブル(表)は各々独立して
存在します。また各表には正式に固有の名称が付けられます。
 (エクセルでは1枚のSheetに幾つもの表が自由に配置されていても良かった)

 ここでテーブルの名称を変更しましょう。総ての表を閉じて下さい。
"Sheet1"にポイントを合わせ右クリックから「名称の変更」を選んで下さい。

【注意】画面では表が閉じていませんが、閉じていないと名称の変更が出来ません。

"Sheet1"を"手形明細"
"Sheet3"を"業者" :今まで"相手"と呼んでいた名称をこれからは"業者"とします。
"Sheet31"を"銀行"



 "手形明細"を選択し、「デザイン」を押して下さい

 また、いきなり訳の分からない窓が開き難しそうな名称が並んでいます。
気にしないで下さい。大体がプログラム(開発用の)を造る人たちは自分に都合の良い
規則を決めて使用者に押しつけるのがこの業界の常です。
最初から総てを理解しようなんて無理なことです。
 ただ上の方の「データ型」は"テキスト"、"日付"、"数値"など文字通りデータの型を
決めている事は想像できます。
 それぐらい確認して次に進みます。

入力フォームの作成
 「フォーム」タブを押して下さい。「新規作成」を押し「オートフォーム:単票形式」
を選び、「基になるテーブル/クエリーの選択」の(▼)を押し"手形明細"を選んで
下さい。

そして「OK」を押して下さい。

 下記のような入力兼検索用のフォームが自動作成されました。

 「Tab」キーを押せば次々と項目を移動し、レコード(行)も先に進みます。
一旦閉じるボタンを押して下さい。確認が表示されますので「はい」を押し、
名称の確認が表示されますから「OK」を押して終了して下さい。
そうする事により正式にフォームが作成されます。

 同様に、"業者"、"銀行"のフォームを作成して下さい。

 非常に便利で簡単に移行が出来てしまいましたね。

次回
 でもこの状態では、まだ業者や銀行の名称はコードを入力しても自動的には選択
(表示)されません。
 アクセス編ではデータの関連づけ(リレーション)をしてコードにる名称選択を
行います。
 また、平行しアクセスが無いか大嫌いな人のために、エクセルによる手形管理の
システムを強化していきます。
  
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