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第1回目

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

第1回目:データベース作成の準備と、項目の作成。

各項は必要がなければ読み飛ばして下さい。

1.始めに
 これから皆さんと一緒にエクセルを使用して簡易データーベースを
構築していきたいと思います。
 私自身ホームページ上で行うのは初めてですし、エクセルの新しい
機能もまだ把握していない状態で、不安がいっぱいですが、頑張りた
と思いますからよろしくお願いいたします。

 始めにお断りしていきますが、この試みを看て一緒に作成しようと
する方や参考にしたい方々に、エクセルやデータベースの知識は初め
は全く必要ありません。(多少は自習・復習はして下さい)
 私自身も最新の機能を知っているわけでは有りませんから皆さんと
一緒に色々の技術を身につけていきたいと思います。
 但し、多少の日本語入力の技術はご自分で身につけて下さい。
 しかしながら、手形管理業務の知識や経験が有るか、あるいはこれ
から行う手形管理業務の操作を理解できるか、もしくは理解しようと
努力することは必要です。(実際にコンピュータでシステム構築を行
うときに、システムを依頼し使用する側も、それを請け負って作成す
る側もこのことが意外におろそかになっていたり、双方に理解の食い
違いが有ったりして失敗することが多いと思います。)
 
 次に、手形管理の概要を記していきますので参考にして下さい。
2.手形管理の概要
 手形には、約束手形と為替手形が有るが、一般に流通している手形
の大半は約束手形なのでここでは約束手形を中心に話しをします。
 約束手形とは、その名称の通り発行者が記載した額面の代金を指定
した期日に支払いますよと、支払いの約束をするものであり、実際に
期日にはあらかじめ決められた銀行の口座から引き落とされる。

 約束手形(以下手形と云う)は処理の分類上支払手形と受取手形に
分けられる。

 支払手形とは、買掛金や未払い金の支払の為に自社が振出した手形
を云う。
 支払手形の管理はさほど難しくはない、発行したのは何時・何処へ
・金額・期日・どの銀行位の項目を管理すれば済む。
 
 受取手形は、売掛金の回収として得意先本人が振り出した手形か、
もしくは得意先裏書きの手形を云う。
 受取手形の管理項目は最低でも、何時受け取ったか・何処からか・
振出人は・金額・期日は・形態・処理銀行(譲渡先)となる。
 受取手形は受け取った後に上記の形態(状態や存在場所)が色々と
変化していき、その都度の補助項目(処理銀行・譲渡先)を管理しな
ければ成らない。
 通常は銀行に預け取立か割引をするか、支払先に裏書譲渡するかの
どちらかである。 

 受取手形、支払手形双方とも会計上の仕訳や債権債務の問題もある
が、回を進めるごとに項目の検討と一緒に再度行う。

 以上で手形の説明は終了させます。
3.エクセルで作成(支払手形)
 まず始めに、まずエクセルを動かして画面を開いて下さい。 画面
の大半は白地に薄墨の罫線が引かれた画面でしょう。
 この画面は紙の集計用紙とよく似ています。まさにパソコン上の集
計用紙と思ってしばらくの間は操作し下さい。

 皆さんは通常、集計用紙で何をしますか?
 最初に表題を書き、もしかしたら作成日や作成者の名前を書くかも知
れませんが、今回はそれらは後で書きます。
 まず、管理したい項目を書き入れて下さい。
  
 支払手形の項目ですから、先ほどの説明で”発行したのは何時・何処
へ・金額・期日・どの銀行”の5項目ですが、今回は次の8項目にして
下さい。

・種類:支払手形か受取手形かの区別。支払手形"P"、受取手形"R"。
・日付:支払日=振出日。西暦で入力。2000年問題も有りますから。
    必ず、年を4桁で入力。
    (書式:平成10年12月1日は1998/12/1)
・番号:手形の番号を入力。(半角)
・相手:支払先の名称を全角で入力。
・銀行:支払銀行を入力。
・期日:手形期日。西暦で入力。
・金額:手形の額面を入力。
・摘要:メモを記入して下さい。
(もし、従来から使用しているの市販の手形帳や自作の集計表の
  項目順に変えたいときは自由に変えて下さい)

 エクセルが解る人はA1から順番に横に項目を打ち込んで下さい。
 エクセルがほとんど初めての人は、画面を見て下さい。
集計用紙様の白地の上にABCD・・・とアルファベットが横方向に書いて
あります。また、左端には1234・・・と数字が縦方向に書かれています。
画面を開いた初期ならば現在Aと1の文字が他の文字よりも太く表示され
ていて升目の枠も黒く太く表示されていると思います。
 もし同じ状態でないにしても何処かのアルファベットと数字が太く表
示されていて升目の枠も黒く太く表示されているところが一カ所有ると
思います。
 そこが現在の入力対象の升目です。また、エクセルでは升目のことを
セルと呼びます。
 A1のセルといえばAと1の交わった位置のセルにマウスポインタを合わ
せて、左クリックをすれば、そのセルが選択されます。
 試しに好きなセルの位置にマウスポインタを持っていきクリックして
みて下さい。次々に太枠位置が変わり、太文字もそれに合わせて変わ
るでしょう。
 これで入力位置を選ぶ方法が会得できたと思います。
 それでは、A1からH1まで先ほどの8項目を入力して下さい。
 時間が掛かっても、途中何回失敗してもかまいませんから落ち着いて
入力して下さい。
 大まかなイメージとして下記の様に成れば結構です。

表1
 
種類日付番号相手銀行期間金額摘要
        
        
        
 今回はここまでです。作成したファイルの保存をして終わらせて下さい。
 
どうです難しかったですか?簡単でした?
 不思議に思うかも知れませんが、この後1行データを入れるだけで
データーベースは完成なんです。 <下線部12月7日訂正>
後はデータを入れて、データベース操作をするだけなんです。

次回以降をお楽しみに。

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