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お知らせ

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

 

第5回目:相手・銀行のコード化。 
 いよいよ、エクセルの内部での事ですが、データベースらしくしていき
たいと思います。
 初めに、相手・銀行のコード化を行います。
12.相手・銀行のコード化。
前準備
 入力されたデータを出来るだけ初期の状態(並び替え前)に戻します。
 Sheet1を選択し、期日のボタン(▼)を押して表示された中から「(すべ
て)」を選んで下さい。
 「データ」「並び替え」からキーを日付・期日・相手として「OK」を押し
ます。多少の順番の違いがありますが、入力当初と同じ並び順に戻ったと思
います。
 今後は、並び替えなどのデータの加工はSheet2や他のSheetへデータを複写
してから行い。Sheet1のデータは出来るだけ、入力順番と同じように保った
方が管理がしやすいと思います。
 
 次に、画面のサイズですが左端の行番号が"30"位まで見えるように「ツール
バー」の「ズーム」を調整してください。
その方が見やすく、操作がし易いでしょう。
(私の場合800×600ピクセルで"80%"にして31行まで表示されます。)

相手先のコード化
1.表の作成
 D2の"清水商店"からD7の"渡辺電気工業"までをドラッグし選択後、右クリッ
クで「コピィー」し、B25で右クリックで「貼り付け」をします。
(相手先の名称が違っていてもかまいません。6社が揃えば良いです)

 A25を選び"1"を入力して下さい。
 次に再びA25を選び、右下角の(■)で右クリックをしそのままドラックして
A30で離します。「連続データ」を選びます。"清水商店"から"渡辺電気工業"の
左側に"1"から"6"が並べばOKです。
 A24に"コード"、B24に"相手"と文字を入力します。
ここで相手先の名称が違って(省略されて)いれば、B25から清水商店、三沢工房
、水谷サービス、西原デザイン事務所、森食品加工、渡辺電気工業と直して下さい。

 次にE24に"コード"、F24に"銀行"、G24に"支店、"E25と26に"1"と"2"、F25と26
に"三丸銀行"と"夕日銀行"、G25と26に"御徒町"と"上野"と入力して下さい。


2.表の確認
 A1にポイントを移し、「データ」「フォーム」を選んでください。
入力フォームが現れます。

 フォームを閉じて、次にA24とE24についても同じように「データ」「フォーム」
を確認してください。

  

 各々の別な入力フォームが現れます。
つまり、エクセルは同じシートの中に別々の表が作成されたと判断しています。


 あえて、色分けをすれば上の図のように青の領域、黄色の領域、緑の領域が
別々のデータ領域になっていて、青色が"手形明細"表、黄色が"相手"表、緑色
が"銀行"表の3種類の表に識別されます。

 データベースを理解するには、この表を認識することが重要で最初の関門と
なります。(特に表計算からデータベースの違いを理解するときには)
 「2回目:データの入力とデータベースの設立」の「5.データベースの確認」
で記したように。
 エクセルでデータベースを作成する時のポイントは二つだけです。
 一つ目は、余分な空白行が無いこと。
 手書きの帳簿では月の変わり目等に識別しやすいように空白の行を入れ
る事が有りますが、必ず連続してデータを入力して下さい。
 二つ目は、縦の列の表示形式をそろえる。
 今回の手形管理では次の3種類を確認します。
  1.B列「日付」F列「期日」は表示形式の分類は日付です。
  2.G列「金額」が表示形式の分類は通貨です。
  3.その他の項目(列)は、標準(文字)です。
  <手形明細の時>
 ・ 一つ目は、余分な空白行が無いこと。  上の色分けをした図からも判るように、空白行で分かれた表は別々の表とし て認識されます。  空白行で別の表と認識されるのは、エクセルのシートに表を作成するときの ルールである。  この横の行は'レコード'、'ロー'等と呼ばれます。  '表'は横の行(レコード)の連続したデータの集まりだと考えてください。  そして、この'表'のことをデータベースでは'ファイル'とか'テーブル'とか の名称で呼ばれ、管理するデータの集まりであると思ってください。 (データベースによって名称は各々違います。)  そして、一つの行(レコード)は横に関連付けられています。つまり、"銀 行"の「1、三丸銀行、御徒町」は1組で、緑色の2行のデータから違った行との 混合の組み合わせ「1、夕日銀行、御徒町」が無いことを意味します。  ・ 二つ目は、縦の列の表示形式をそろえる。  縦の列:項目は文字通り'項目'もしくは'フィールド'等と呼ばれ、表示形式 とは'データ型'で格項目の特性をあらかじめ決めておいて、それ以外の型のデ ータの入力を許さないと言う厄介で、面倒で、判りにくくて、融通の利かない 実にコンピュータらしい規則があります。  たとえば「期日」には、"西暦の年(4桁)/月/日"の型で入力しなければな らない。和暦で打ちこんでも、年を省いても、ましては"私の誕生日"なんて入 力してはいけない。  エクセルでは実際には入力が許されて、しかもその通りの名称で集計までし てしまいますが、規則は守ってください。  厄介なことはさて置いて、まずは表(テーブル)を活用することに挑戦して みましょう。
13.データ入力の簡略化(コードを活用した入力)
項目(フィールド)の追加
 コード入力用の項目を追加します。項目とは列のことです。
 D1にポイントを合わせ「挿入」「列」を選んでください。
同じようにF1にポイントを合わせ「挿入」「列」を選んでください。
 各々新たな空白の列DとFが出来あがりました。
D1とF1に"コード"と入力してください。


 D2からD19までにE列の相手に合ったコードを入力してください。同様にF2
からF19にG列の銀行に合ったコードを入れてください。
 ついでに格列幅を調整してください。(列幅はポインターを列の上のアル
ファベットの右の境目に持っていくとポインターの形が縦棒に左右の矢印の
形に変わったら左クリックしそのまま左右に動かせば幅が変わります。)


相手の名称の参照
 相手の名称を「相手」表からコードを介して参照する。
 E2にポイントを合わせ「挿入」「関数」から「検索/行列」「VLOOKUP」を選
んで「OK」を押す。


 「ADDRESS」の「検索値」に"D2"、「範囲」に"$A$25:$B$30"、「列番号」に"2"、
「検索の型」に"FALSE"を入力し「OK」を押す。
式(関数)の値としては「=VLOOKUP(D2,$A$25:$B$30,2,FALSE)」

 E2をE19までコピーする。
 G2にE2と同様の式(関数)「=VLOOKUP(F2,$G$25:$I$26,2,FALSE)」を入力し、
G2をG19までコピーする。

 A1にポイントを移し(実際には「手形明細表」の内部ならどこでも良い)
「データ」「フォーム」で下記のような入力フォームが現れる。

 これから、分かるように以後「相手」と「銀行」は名称を打ち込む必要はなくなり
コードのみの入力だけで済むようになった。

表の移動
 「相手」と「銀行」の表をSheet3に移動する。
A24からI30までをドラッグして選択してその内部で右クリックをし「切り取り」を
する。Sheet3を選びA1に「貼り付け」を行う。

データベースの意義
 コードを活用した入力は、データ入力の簡略化だけではない。
「相手」のコードで"3"と打てば常に"水谷サービス"が選ばれる。何時打とうと、誰が
打とうと変わりが無く間違えも無い。
 しかし、その反面「相手」表の管理が必要となる。
社名が変わったとき、新規の業者が出来たとき、その都度「相手」表の変更や追加か
ら行わなければならない。
 コンピュータらしい煩わしさがまた増えたことになる。
 この「管理をしなければならなくなった。」か「管理が出来るようになった」と考
えるのかがデータベース(コンピュータ)管理を受け入れるかいなかの変わり目とな
ると思われる。
 少なくとも、始めに記したように手形管理を行わないものにとっては無用の長物で
あり、厄介なだけである。
 何かを管理しようとするときの補助的なものとして、コンピュータを活用しようと
する場合は意義があるが、コンピュータは便利な道具で何でもやってくれると、安易
な期待だけをしていると裏切られることになる。
次回に向けて
 手書きの「手形管理台帳」もどきから始まって、5回にわたって進めてきた連載も
取り敢えず、これで形としてはエクセル上での簡易データベースの完成である。
ただし、まだまだ第1段階である。
 次回からはACCESSへの移行と、このままエクセルでの「手形管理システム」の
展開・発展とを2本だてで行っていきたいと思います。
 せっかく簡易データベースに載せたのですから、手書きの「手形管理台帳」もどき
のままではつまらないです。
 次回以降にもご期待ください。

下記より今回までの最終のエクセルのデータがダウンロードできます。
エクセルのデータです。「手形管理」teg_kan.xls(26KB)
 読み込んだ後、「ファイル」「名前を付けて保存」で取り入れてください。
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