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お知らせ

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

 

第4回目:期日残高の集計。
 前回までで、支払手形管理の管理帳票としては、おおよその所は満足でき
たと思います。
 しかし、実際にはデータが溜まってくれば過去のデータは不要になります。
また、前回の集計された管理表ではなく、明細を見ながらその集計値を確認
したい場合も有ります。
 
10.データの抽出・並び替え
 ここでは、抽出・並べ替えを体験してみます。
過去のデータが不要とは言っても、実データを消してしまうわけには行きま
せん。過去の取引の備忘として取って残して置いた方が良いでしょう。
 10月末までの処理が終わり、11月以降の残高が知りたいと仮定します。

11月以降の相手先別期日別の集計
 A1を選択して下さい。そして「データ」「フィルタ」「オートフィルタ」
を選択して下さい。
 すべての項目にボタン(▼)が付きました。
期日のボタン(▼)を押して表示された中から「(オプション)」を選んで
下さい。
「オートフィルタ オプション」項目の「期日」の右(▼)を押して表示さ
れた中から「1998/10/31」を選んで下さい。
「と等しい」の右の(▼)を押して表示された中から「より大きい」を選ん
で「OK」ボタンを押して下さい。


 
 次に、相手先別に並び替えます。まず、A1からH19までを選択します。
「データ」「並び替え」「最優先されるキー」の右(▼)から「相手」を選
びます。「2番目に優先されるキー」の右(▼)から「期日」を選びます。
後は、昇順・タイトル行が選択されているのを確認し「OK」を押して下さい。
 これで、並び替えは完了です。



 次には、「データ」「集計」・「グループの基準」相手、「集計の方法」
合計、「集計するフィールド」金額に印を付け他の印は消す。以上で「OK」
を押して下さい。



 第3回目に作成した表5の明細付きに成りました。(10月の残高は除か
れています。また、相手の名前の並び順が替わっています。)
 
この様に明細で債務を確認するのも実務では重要な機能の一つです。
   
11.11月以降のピボットテーブルレポートの作成
失敗の巻き
 ここで新たにピボットテーブルレポートで表5を作成してみましょう。
 「データ」「集計」で「すべて削除」を実行して下さい。
"Sheet4"がある場合はそのシートを削除して下さい。(シートのタブで右
クリックし削除)
 A1を選択して下さい。そして「データ」「ピボットテーブルレポート」を
選択して下さい。

 (ピボットテーブルウィザード1/4)の画面で「Excelのリスト/データ
ベース」を選択し「次へ」ボタンを押す。
 (2/4)の画面で範囲が$A$1:$H$19を確認して「次へ」ボタンを押す。
 (3/4)の画面が現れる。
   左に表のイメージ、右に項目の名称のボタンが有る。
   「銀行」ボタンをドラッグして(ページ)に持っていっく。
   「相手」ボタンをドラッグして(行)に持っていっく。
   「期日」ボタンをドラッグして(列)に持っていっく。
   「金額」ボタンをドラッグして(データ)に持っていっく。
   以上で、「次へ」ボタンを押す。
 (4/4)の画面で、「完了」ボタンを押す。
 新しい表がSheet4にできあがります。(シートの№は替わる可能性が有り
ます。)
 
 B5からF11までドラッグし選択して、ツールバーの(,)「桁区切りスタ
イル」を押します。怪しげな数値が見た目は綺麗に整ったと思います。

 しかし、集計表には10月31日のデータも含まれていて、Sheet1で行っ
た期日の抽出が、ピボットテーブルレポートでは反映されていません。
 抽出を反映してピボットテーブルレポートを作成するにはどうしてら良い
でしょうか?

成功の巻き
 Sheet1に戻って下さい。
 左端の数値を見て下さい。1から5に飛んでいて2,3,4が有りません。
抽出で省かれたデータは単に非表示に成っているだけです。
 A1からH19までをドラッグし選択して下さい。右クリックで「コピィー」を
して下さい。

 Sheet2を選びA1で右クリックを押し「貼り付け」をして下さい。

 これでSheet2に正式に11月以降のデータが抽出されました。
 Sheet2のA1を選択し、ピボットテーブルの作成をして下さい。
Sheet5に11月以降のピボットテーブルが作成されたと思います。


 この様に自分の管理したい条件でデータを抽出し、「集計」「ピボットテー
ブル」の作成が出来ます。
 もちろん、抽出条件としては特定の相手・決まった期間(通常1ヶ月間)の
期日(満期日)や日付(発行日)等自由です。

 今回はここまでとして、次回相手・銀行をコード化して各表を作成し、
表計算(エクセル等)とデータベースの違いを説明してたいと思います。
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