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第3回

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成

 

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計

前回入力した画面(表2)を呼び出して下さい。
7.テストデータ(3ヶ月分)の入力
 前にも申し上げたように項目を打ち込み、、この後1行データを入れるだけで
データーベースは完成しているんです。
 確認のため、A1のセルにポインタを合わせ選択して下さい。次にメニューライン
の「データ」「フォーム」を押すとフォーム画面(データ入力画面)が現れます。
 試しに「次を検索」ボタンを押して下さい。次々と6個のデータが表示されると
思います。
 これで、エクセルが入力されたデータを、データベースの表として認識している
事が確認できます。
 このフォームを使用して入力しても良いのですが、しかしここではエクセルの持
っている機能を利用し3ヶ月分のデータを作成してみようと思います。フォーム画
面を閉じて下さい。

3ヶ月分のデータを作成
 A2にポイントを合わせH7までドラッグして選択して下さい。
 次に選択された領域の右下の(■)にポインタを合わすと(+)に変わりますの
でのままH19までドラッグしマウスボタンをはなして下さい。
 摘要を見て下さい。「8月分仕入・9月・10月」と見事に変わっています。
 相手も銀行も各月同じ顔ぶれですがこれでよいでしょう。番号も自動で作成され
ています。金額はちょっと怪しい数字ですが、テストデータですからこのままでよ
いでしょう。
 後は、日付と期日だけを修正すれば出来上がりです。

 B8を選び”1998/10/31”と打ち直して下さい。再びB8を選び右下の(■)にポイ
ンタを合わせ右ボタンを押してドラッグしB13で離します。
窓が現れますから、「セルのコピー」を選びます。
 同様にB14からB19までの日付を”1998/11/30”に直します。

 今度は期日のデータです。
 F7を選び右下の(■)にポインタを合わせ右ボタンを押してドラッグしF10で離
します。
窓が現れますから、「セルのコピー」を選びます。
 F11を選び”1998/12/31”と打ち直して下さい。再びF11を選び右下の(■)にポ
インタを合わせ右ボタンを押してドラッグしF16で離します。
窓が現れますから、「セルのコピー」を選びます。
 F17からF19までを”1999/01/31”に直して下さい。
 これでテスト用のデータは完成です。
 もし、上記の作業が上手く出来なかった場合は一つ一つ手作業でデータを打ち直
して下さい。(表4の様に成れば結構です。)

表4

 * ここで一端作成されたデータの保存をして下さい。    同時にFD等にバックアップを作成して置けばより安全です。
 8.データのテスト兼集計。
 2回目と同様のテストをしてみます。

金額の集計
 それでは、入力された項目が正しいか?(特に期日と金額)の確認を兼ね
て、データの集計をしてみましょう。
 G20のセルにポインタを合わせクイックしせるを選択します。
そして、ツールバーの「オートSUM」(Σ)をクイックし、リターンキー
を押します。
G20に”38,003,829”と表視されれば「金額」の表示形式は大丈夫でしょう。 
確認が出来たら、G20の数値を削除して下さい。

期日別の金額の集計
 次に、F1~G19までを選択します。(F1にポイントを合わせ左ボタンを押し
たままG19まで持っていきボタンをはなします。)
 メニューバーから「データ」「集計」・「グループの基準」”期日”
「集計の方法」”合計”「集計するフィールド」”金額”と設定し、OKを押
して下さい。
 期日別の集計と総計が表示されたと思います。

相手を選択しての期日別の金額の集計
 A1を選択して下さい。そして「データ」「フィルタ」「オートフィルタ」を
選択して下さい。
 すべての項目にボタン(▼)が付きました。
 相手のボタン(▼)を押して表示された中から「渡辺電気」を選んで下さい。
 表示が渡辺電気だけに成ったと思います。
 次に、F1~G5までを選択します。
 メニューバーから「データ」「集計」・「グループの基準」”期日”
「集計の方法」”合計”「集計するフィールド」”金額”と設定し、OKを押
して下さい。
 渡辺電気のみの期日別の集計と総計が表示されたと思います。
相手のボタン(▼)を押して表示された中から「すべて」を選んで下さい。
9.データの集計表の作成。
 手形管理の経験者ならばもう少し欲張った管理表が欲しくなります。
 
ピボットテーブルレポート
 エクセルのマジックのような機能を使って管理表を作成します。また、
いとも簡単に表の設計変更を行えます。

 A1を選択して下さい。そして「データ」「ピボットテーブルレポート」を
選択して下さい。

 (ピボットテーブルウィザード1/4)の画面で「Excelのリスト/データ
ベース」を選択し「次へ」ボタンを押す。
 (2/4)の画面で範囲が$A$1:$H$19を確認して「次へ」ボタンを押す。
 (3/4)の画面が現れる。
   左に表のイメージ、右に項目の名称のボタンが有る。
   「銀行」ボタンをドラッグして(ページ)に持っていっく。
   「相手」ボタンをドラッグして(行)に持っていっく。
   「期日」ボタンをドラッグして(列)に持っていっく。
   「金額」ボタンをドラッグして(データ)に持っていっく。

   以上で、「次へ」ボタンを押す。
 (4/4)の画面で、「完了」ボタンを押す。
 新しい表がSheet4にできあがります。
 
 B5からF11までドラッグし選択して、ツールバーの(,)「桁区切りスタ
イル」を押します。怪しげな数値が見た目は綺麗に整ったと思います。

表5
ABCDEF
1銀行(すべて)▼    
2      
3合計:金額期日    
4相手1998/10/311998/11/301998/12/311999/1/31総計
5三沢工房

630,000

2,149,352

1,693,010

 

4,472,362

6森食品加工 

9,722,000

2,073,295

1,616,952

13,412,248

7水谷サービス

4,000,000

2,225,410

1,769,067

 

7,994,476

8清水商店

500,000

2,301,467

1,845,124

 

4,646,590

9西原デザイン 

12,000

1,997,238

1,540,895

3,550,133

10渡辺電気工業 

542,000

1,921,181

1,464,838

3,928,019

11総計

5,130,000

16,952,229

11,298,914

4,622,686

38,003,829

12      
 どうでしょうか?上記の(表5)様に出来上がったでしょうか、名称や期日 金額が違っていてもそれなりに集計されていればそれで結構です。 練習の為に入力したデータですから多少の入力値の違いは気にしないで下さい。 銀行の選択  銀行別の集計表にしてみます。  表5のB1のセルが”(すべて)”に成っています。  B1のセルの右端の(▼)を押して下さい。プルダウンメニューが出て「三丸 銀行」「夕日銀行」が現れます。  三丸銀行を選ぶと表は三丸銀行だけの集計表となります。もちろん夕日銀行も 同じように集計できます。すべてボタン一つで切り替わります。 集計の項目を変える(設計変更)  次に集計の項目を入れ変えてみましょう。 これからは遊び感覚で楽に出来ます。  A1の銀行をクリックしそのままB3の期日の左側にドラッグして下さい。 B3に銀行C3に期日が表示されそれに伴った集計がされましたか? もし違っているならば、銀行・期日どちら側でもかまいませんから、ドラックして 移動すれば入れ替わります。  違っていない方も、入れ替えを行って下さい。  気に入った表はどちらでしょうか?  次に、銀行(B1かC1)を選びA5の相手のセルに移動(ドラッグ)して下さい。  そしてまだマウスボタンを離さずに、A5のセルの中で左右にポイントを動かして 下さい。もし離してしまった人はもう一度銀行をドラッグすれば大丈夫です。  右に動かせばA列の縦線が右側が変化し、左に動かせば左の縦線が変化します。 ボタンを離せば変化した側に項目が挿入されます。好きな方で離して下さい。  先ほどと同じように、銀行と相手を入れ替えて見比べて下さい。  今度は相手をA1にドラッグし移動して下さい。今までの表の中で一番すっきり した(表6)に成ったと思います。もちろん(▼)から相手先の選択も出来ます。 表6
ABCDEF
1相手(すべて)▼    
2      
3合計:金額期日    
4銀行1998/10/311998/11/301998/12/311999/1/31総計
5三丸銀行

5,130,000

16,398,229

7,380,495

1,616,952

30,525,676

6夕日銀行

 

554,000

3,918,419

3,005,733

7,478,152

7総計

5,130,000

16,952,229

11,298,914

4,622,686

38,003,829

8 

 

 

 

 

 

 今回はデータの入力もありちょっと大変でしたでしょう。  しかし、データの集計や管理表の作成は簡単だったと思います。 おそらく分かり難いところが有るとすれば、文章だけで伝えようとしている、 私の表現力の未熟さからでしょう。  これからも勉強して、より解りやすいものにしていきたいと思います。  次回は期日残高の集計の仕方と管理表の作成をします。  また、相手・銀行をコードして各表を作成し、表計算(エクセル等)と データベースの違いを説明していきます。 ホームページにもどる このページのTopにもどる

第4回目:期日残高の集計。 に進む