ぱそこんサービス(PC service)
 
客様の満足度を第一に考え、より安く! 無料のオープンソース自由に活用。     2

 
トップ > 実験室 > Nifty復活 > 第2回目

第2回目

連 載

エクセルで作る簡易データーベース

(手形管理システム)

対象者は、エクセルを持っているか使用できる人 Windowsの基本的操作が出来る人

第1回目:データベース成作の準備と、項目の作成。

第2回目:データの入力とデータベースの設立。

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。

第4回目:期日残高の集計。

第5回目:相手・銀行のコード化。

第6回目:アクセスに移行。 

第7回目:管理項目を増やす。

第8回目:アクセスの入力フォーム作成



 

第2回目:データの入力とデータベースの設立

 作成を進める前に、前回(第1回目)の最終で「これでデーターベース
は完成なんです。」を「この後1行データを入れるだけでデーターベース
は完成なんです。」と訂正させていただきます。
 申し訳有りませんでした。
4.データの入力
 それではデータを下記のように入力してみましょう。

表2
 
種類日付番号相手銀行期間金額摘要
P1998/9/30AA11000清水商店三丸銀行1998/10/31500,0008月分仕入
P1998/9/30AA11001水谷サー三丸銀行1998/10/314,000,000 
P1998/9/30AA11002三沢工房三丸銀行1998/10/31630,000 
P1998/9/30AA11003森食品加三丸銀行1998/11/309,722,000 
P1998/9/30AB457西原デザ夕日銀行1998/11/3012,000 
P1998/9/30AB458渡辺電気夕日銀行1998/11/30542,000 
        
        
 だいたい入力は済んだでしょうか?
 D列の「相手」の正規名称は、清水商店、水谷サービス、三沢工房、
森食品加工、西原デザイン事務所、渡辺電気工業 です。後で直す機会が
ありますから今は上記のようで一向にかまいません。
5.データベースの確認。
 エクセルでデータベースを作成する時のポイントは二つだけです。
 一つ目は、余分な空白行が無いこと。
 手書きの帳簿では月の変わり目等に識別しやすいように空白の行を入れ
る事が有りますが、必ず連続してデータを入力して下さい。
 二つ目は、縦の列の表示形式をそろえる。
 今回の手形管理では次の3種類を確認します。
  1.B列「日付」F列「期日」は表示形式の分類は日付です。
  2.G列「金額」が表示形式の分類は通貨です。
  3.その他の項目(列)は、標準(文字)です。

 確認の方法ですが、B2のセルにポインタを合わせ、右クイックをします。
「セルの書式設定(F)」を選びます。
「表示形式」の「分類」が”日付”、「種類」が”1997/3/4”に成っていれ
ばOKです。
 もし違っていれば、その場で設定を直して「OK」を押して下さい。
セルの値が違ってれば改めて、”1998/9/30”と打ち直して下さい。
 同様にB3~B7とF2~F7のセルも調べて下さい。

 次にG2のセルにポインタを合わせ、右クイックをします。
「セルの書式設定(F)」を選びます。
「表示形式」の「分類」が”通貨”、「記号」が”なし”ならばOKです。
 もし違っていれば、その場で設定を直して「OK」を押して下さい。
 同様にF3~F7までを直して下さい。

* ここで一端作成されたデータの保存をして下さい。
6.データのテスト兼集計。
金額の集計
 それでは、入力された項目が正しいか?(特に期日と金額)の確認を兼ね
て、データの集計をしてみましょう。
 G8のセルにポインタを合わせクイックしせるを選択します。
そして、ツールバーの「オートSUM」(Σ)をクイックし、リターンキー
を押します。
G8に”15,406,000”と表視されれば「金額」の表示形式は大丈夫でしょう。 
確認が出来たら、G8の数値を削除して下さい。

期日別の金額の集計
 次に、F1~G7までを選択します。(F1にポイントを合わせ左ボタンを押し
たままG7まで持っていきボタンをはなします。)
 メニューバーから「データ」「集計」・「グループの基準」”期日”
「集計の方法」”合計”「集計するフィールド」”金額”と設定し、OKを押
して下さい。
 期日別の集計と総計が表示されたと思います。

表3

手形
 上記のデータ操作で、期日別の支払手形の金額が把握できる様に成りました。 データさえ入力されていれば、実に簡単な操作で集計が出来ます。  しかし、欲を言えば銀行別に集計がほしいですね。  それでは、F1~G10を選択し、メニューバーから「データ」「集計」の窓で 「すべて削除」ボタンを押します。すると集計は解除されます。  もし、ここまでで表示がおかしく成ってならば、シートを破棄し、先ほど 保存したデータを再度読み込んで下さい。 銀行を選択しての期日別の金額の集計  A1を選択して下さい。そして「データ」「フィルタ」「オートフィルタ」を 選択して下さい。  すべての項目にボタン(▼)が付きました。  銀行のボタン(▼)を押して表示された中から「三丸銀行」を選んで下さい。  表示が三丸銀行だけに成ったと思います。  次に、F1~G5までを選択します。  メニューバーから「データ」「集計」・「グループの基準」”期日” 「集計の方法」”合計”「集計するフィールド」”金額”と設定し、OKを押 して下さい。  三丸銀行のみの期日別の集計と総計が表示されたと思います。  もちろんデータが多くなれば、同じ要領で相手先別の集計も出せます。  今回はこれで終わりにします。  次回は、全部で3ヶ月分のデータを入力し、さらに進めた集計と方法を試してみ ようと思います。  また、もっとデータベースらしさも設定していきます。 次回以降をお楽しみに。 このページのTopにもどる

ホームページにもどる 

第3回目:3ヶ月分のデータの作成と、便利なデータの集計。 に進む